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Te gustaría saber ¿Cuáles son las funciones de asistente administrativo y contable y por qué son importantes? Euroinnova lo tiene para ti.

Hace años atrás los profesionales se especializaban en un área y solo en esa área se desarrollaban, como las secretarias o recepcionistas, por ejemplo. En la actualidad la dinámica empresarial se ha ido replanteado, y los profesionales se han ido adaptando a las nuevas necesidades y exigencias, deben adquirir más habilidades y destrezas y manejar cargos integrales como las funciones de asistente administrativo y contable.

funciones de asistente administrativo y contable

Hoy en día, en el campo laboral, muy en especial en las Pymes se hace más necesario que, además de la profesión que se elija, se domine una serie de habilidades y conocimientos en otras áreas, y de esta forma adaptarse a los requerimientos corporativos.

Lo que si es cierto en la actualidad es que, la figura, las labores, y funciones de asistente administrativo contable son primordiales en una oficina. El motivo de esto es porque en general estos profesionales son los responsables del manejo, funcionamiento y desarrollo del día a día en el departamento de administración y contabilidad.

¿Quieres saber más sobre las funciones de asistente administrativo y contable? Quédate con nosotros ¡somos Euroinnova!

¿Qué es una asistente administrativa y una asistente contable?

Los asistentes administrativos: Son profesionales que colaboran en llevar acabo el correcto y eficaz funcionamiento del departamento de administración dentro de una organización. Cumplen con una gran cantidad de funciones, que son las que van a optimizar el oportuno desarrollo y mantener una información veraz.

funciones de asistente administrativo y contabilidad

EL asistente de contabilidad:  Un asistente de contabilidad, se encarga básicamente de realizar el trabajo de campo dentro del departamento, es decir debe poseer conocimientos sobre como analizar las cuentas y los balances contables, así como poder coordinar procesos de compra, venta y en muchas oportunidades hasta calcular los salarios.

Asistente administrativo contable:  Es parte de los profesionales del área administrativa contable, desempeñara un cargo con tareas bastante significativas dentro de una empresa, como su nombre lo indica, la persona que lleve este cargo debe poseer conocimientos en administración y en contabilidad, esta posición se maneja básicamente en empresas u oficinas pymes, ya que dada su operatividad una misma persona puede realizar ambas funciones.

Sin importar si la empresa es privada o del ámbito público, dentro de las funciones de asistente administrativo y contable está realizar el trabajo de campo.

Cuando hablamos de las funciones de asistente administrativo y contable nos referimos a lo siguiente:

Como ya sabemos es un cargo integral y realiza funciones de los departamentos de administración y contabilidad, el manejo del mismo siempre va a depender del tamaño y objeto comercial de la compañía, pues no tendrías que preocuparte por las ventas, si en la empresa brindan asesoría financiera, por ejemplo. Aun así, generalizando un poco las funciones de asistente administrativo y contable podemos mencionar las siguientes:

funciones de asistente administrativo y contable

El manejo administrativo operacional:

Son básicamente las funciones realizadas a diario, dentro de las cuales podemos encontrar:

  • Atención de proveedores.
  • Atención telefónica y presencial de clientes.
  • Contacto con las entidades financieras.
  • El cargo oportuno de las facturas en el sistema.
  • El control de pagos, tanto a proveedores, como parafiscales e impuestos y tributos.
  • Control de los egresos.
  • Reportes de ventas.
  • Seguimiento a las cuentas por cobrar con la finalidad del rápido retorno de la inversión.
  • Manejo de archivos y control del mismo. 

Las operaciones comerciales:

Se encarga de buscar diferentes opciones presupuestarias para cualquier compra o gasto que requiera la funcionalidad de la empresa como, por ejemplo: papelería, proveedores de servicios, materiales de limpieza etc. Los compara e informa a la dirección para que pueda elegir el más óptimo.

Manejo del inventario:

En muchas oportunidades dentro de las funciones de asistente administrativo y contable se encuentra el gestionar o participar en la toma de inventario, ya sea para llevar un control de los activos y pasivos del negocio, o para realizar ajustes de ser necesario.

La facturación:

La facturación es algo que se recomienda llevar en un cargo a parte por salubridad de la empresa, sin embargo, el asistente administrativo contable se debe ocupar de que las facturas cumplan el marco legal vigente, así como también verificar:

  • El registro y control de notas de crédito.
  • Notas de débito.

Las conciliaciones bancarias:

Esta es una de la principal función, ya que no deben existir diferencias en los estados de cuentas bancarias de la empresa, es la mejor manera de controlar ingresos y egresos efectuados.

funciones de asistente administrativo y contable

Las declaraciones y pagos fiscales:

En esta parte nos encontramos con diferentes obligaciones, ya que hablamos de impuestos y tributos donde no solo se deben cerciorar del cumplimiento de las leyes vigentes, si no de la declaración y el pago oportuno de las diferentes contribuciones, también dependerá del pais donde se encuentre, aun así dentro de las obligaciones fiscales y tributarias tenemos:

  • Declaración y pago del I.V.A.
  • Declaración y pago de las retenciones de I.V.A a proveedores.
  • Declaración y pago de las retenciones de I.S.L.R a proveedores.
  • Declaración y pago del I.S.L.R estimado sobre las ventas mensuales.
  • Declaración y pago del I.S.L.R anual.
  • Pago a las diferentes alcaldías.
  • Pago de patente.

Los Parafiscales:

Son las contribuciones de carácter obligatorio impuestas por la ley en cabeza de los empleadores, y generalmente también las maneja el asistente administrativo contable, si no cuentan con departamento de recursos humanos.

Elaboración de libros contables:

La elaboración de los libros es una de las funciones de asistente administrativo y contable más importantes ya que, es la persona que se encarga de verificar todas y cada una de las cuentas de una empresa.

Anteriormente esta verificación se realizaba de manera manual, pero gracias a la tecnología hoy en día se cuentan con diferentes programas que ofrecen paquetes completos de: administración, nómina y contabilidad, siendo estos de gran ayuda ya que, lo que se cargue en administración y nomina se puede integrar a contabilidad, y el asistente solo debería analizar las partidas de ingresos y egresos.   

Los informes de contabilidad:

Todas las funciones de asistente administrativo y contable terminan siendo reflejadas en un conjunto de informes que llegarán a los responsables de los departamentos afectados o que les competa.

La proyección financiera y el flujo de caja:

La proyección financiera, nos va a decir en qué situación de liquidez se encuentra la empresa, y se alimenta del flujo de caja. Generalmente el flujo de caja se hace a diario para un mejor control, y la proyección se lleva a cabo semanalmente.

Proyección de los estados financieros:

Los informes contables, además, servirán para realizar predicciones futuras que ayuden a establecer las estrategias financieras de la empresa.

Importancia de las funciones de asistente administrativo y contable.

La importancia de las funciones antes mencionadas,  vienen dadas debido a que son esenciales tanto en las pequeñas como en las medianas empresas, donde por lo general también se ocupan de las tareas relacionadas de los RRHH, si la empresa no dispone de este departamento. Dentro de las funciones de asistente administrativo y contable se encontrarán entonces, tareas como:

  • Reclutamiento y selección de personal.
  • Calculo y pago de nóminas a los empleados.

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Opiniones de funciones de asistente administrativo y contable

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