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Auxiliar administrativo y la descripción del puesto laboral
En la actualidad para una empresa es relevante la formación del personal de alto nivel corporativo, es el caso del Auxiliar administrativo y la descripción del puesto laboral que merece especial atención, en vista de la importancia de este cargo que tiene funciones y competencias vitales que deben ser bien conocidas por los aspirantes a ocupar esa vacante.
El Auxiliar Administrativo y la descripción del puesto laboral que va a ocupar instan a que la persona sea considerablemente minuciosa con los detalles y capaz de sobrellevar numerosas tareas en paralelo. Ya que bajo su responsabilidad recaen las actividades que dan paso a la vida económica de la empresa que ameritan inmediatez para su progreso.
¿Qué es una auxiliar administrativo?
Cuando se piensa en el Auxiliar Administrativo y la descripción del puesto laboral, es imprescindible comenzar por la definición. La persona designada como auxiliar administrativo es quien debe cumplir con un rol constante para el manejo de una gerencia u oficina, para ello, realiza la gestión, la convocatoria y la actualización de la información valiosa para la empresa.
Descripción del puesto Auxiliar Administrativo
En este mismo sentido, el Auxiliar Administrativo y la descripción del puesto laboral debe llevar a cabo con precisión las actividades particulares, y debe tener el perfil del cargo que ocupará el profesional, un experto en complementar el desempeño de la oficina, el departamento o el despacho, atendiendo a un superior jerárquico bajo su supervisión y dirección.
Característica del Perfil
- Debe tener fluidez comunicativa oral y escrita.
- Disposición para aprender y ser capaz de manejar los dispositivos generales que se encuentran en una oficina.
- Tener empatía para trabajar en equipo.
- Continúa capacidad para hacer síntesis.
- Alto sentido de organización y aplicación de métodos.
- Diestro para gestionar las herramientas de programas y software.
- Importantes conocimientos de cálculos matemáticos básicos y contables.
- Cuidar y mostrar siempre una actitud profesional, respetuosa y ética por teléfono, presencial con todo el entorno laboral.
Competencias
- Tener puntualidad.
- Educado para el trato con los demás.
- Destreza para leer y escribir en inglés.
- Capacidad para manejar agenda.
- Responsabilidad con la información confidencial.
- Habilidad de memorizar.
- Concentración.
- Análisis
- Iniciativa.
Funciones del auxiliar administrativo
Seguidamente para afianzar más las funciones que se requiere cumplir por el Auxiliar Administrativo descripción del puesto laboral, se expone una lista de las tareas y actividades notables e indispensables para que se cumplan los objetivos.
- Aunque parezcan básicas las tareas de fotocopiar documentos, son esenciales para el avance del trabajo.
- Debe dar respuestas con inmediatez de los correos electrónicos, para garantizar el ritmo en la labor de auxiliar administrativo.
- Debe verificar la gestión continua y segura del material de papelería con los que se trabaja en la oficina.
- Debe estar en coordinación con la recepción de la empresa y la central de llamadas para ir resolviendo todos los asuntos que se presenten.
- Recoger y asignar la correspondencia en los departamentos o empleados correspondientes, del mismo modo recibir instrucciones para el envío y preparación de correspondencia de ser necesario.
- Debe mantener actualizado el registro en los sistemas administrativos que le permita la gestión de informes, formatos y reportes de la actividad financiera que le sea solicitada.
- Por otra parte, debe tener archivado y en buen resguardo todos los documentos que se soliciten para las reuniones.
- En el perfil y descripción del puesto Auxiliar Administrativo, la persona que ocupa este cargo, también debe administrar la base de datos del personal, el registro del horario de trabajo, las ausencias, derechos de vacaciones y todos los demás aspectos de acuerdo a la ley.
- En cuanto a la contabilidad es responsabilidad del auxiliar administrativo llevar los asuntos financieros de la administración de la oficina, por ejemplo, la emisión de facturas y cálculos de presupuestos para el cliente. Incluso cálculos de los salarios y demás compensaciones de ley.
- Otra tarea importante que debe realizar el asistente administrativo son las redacciones o transcripciones del texto a partir de un audio grabado o borrador. Vale decir, que si es requerido canalizará traducciones a otros idiomas.
Nivel educativo para el Auxiliar Administrativo
Para seguir sumando información de interés sobre el Auxiliar Administrativo y la descripción del puesto laboral, se plantea qué debe estudiar el aspirante a un cargo de mucha responsabilidad. Una vez culminado los estudios en secundaria, nivel mínimo para comenzar en el aprendizaje y desempeño de estas tareas.
Sin embargo, hay casos en los que los empleadores van a seleccionar candidatos con licenciaturas en Administración y Dirección de Empresas, Contabilidad, y otras carreras afines en la educación formal. Sin descartar los cursos, postgrados o maestrías de aquellos profesionales que hayan optado por la formación en modalidades online, los cuales son fundamentales para mejorar.
Descripción del puesto Auxiliar Administrativo de ventas
En vista de los múltiples negocios y desempeños para el auxiliar administrativo y la descripción del puesto laboral, vale la pena clasificar las ocupaciones básicas administrativas del área comercial, cargo comisionado para apoyar al representante de ventas.
- Realiza las gestiones de ventas vía telefónica o personal.
- Brinda atención al cliente.
- Promociona los productos o servicios
- Asiste a la dirección comercial.
- Cierra ventas.
- Realiza proyección de ventas y servicios.
- Estudia y planifica estrategias de mercado para sumar clientes.
- Genera estudio de mercado.
Descripción del puesto Auxiliar Administrativo de mantenimiento
La principal responsabilidad del auxiliar administrativo y la descripción del puesto laboral es ayudar en todo el desempeño del Gerente de Mantenimiento, para que el departamento funcione de manera uniforme en las tareas administrativas del área.
- Fomentar la organización, capacitación y supervisión del personal.
- Velar por el cumplimiento de las políticas, procedimientos dentro del área de trabajo.
- Cuidar el cumplimiento de la disciplina, de la higiene, de los horarios, áreas de tránsito y normas de seguridad.
- Verificar el cumplimiento de los estándares de calidad, cantidad y rendimiento.
- Informar de cualquier novedad al jefe inmediato.
- Realizar informes y asistir a las reuniones programadas.
- Garantiza la ejecución de todas las indicaciones del trabajo que le sean asignados a su superior inmediato.
Descripción del puesto de Auxiliar Administrativo de Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos de una empresa o institución tiene una alta demanda de auxiliar administrativo y la descripción del puesto laboral, para quienes aspiren formarse y ofrecer sus conocimientos a la gerencia de este Departamento le será útil las siguientes orientaciones.
- Debe gestionar los permisos de los trabajadores.
- Participar en la selección del personal.
- Control y registro del horario laboral.
- Velar por el bienestar físico y emocional de los empleados.
- Mantiene al día el archivo del trabajador.
Descripción del puesto Auxiliar Administrativo de almacén
El auxiliar administrativo y la descripción del puesto laboral orienta sus funciones principales para apoyar las actividades de un almacén en una empresa o institución, colaborando con los encargados al revisar y ordenar los recursos, productos, materias primas, equipos recibidos con el propósito de mantener el despacho a tiempo.
- Hacer reportes de la entrada y salida de mercancía.
- Verificar los procesos y trámites de facturación.
- Organización, control y planificación del inventario.
- Surtido de recursos al resto de oficinas o departamentos.
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