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Carlos R. V.
MADRID
Opinión sobre Curso de Asistencia Personal: Asistencia a la Dirección
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Mónica C. L.
MURCIA
Opinión sobre Curso de Asistencia Personal: Asistencia a la Dirección
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- Concepto y fines de la empresa
- Elementos de la empresa -tierra, trabajo, capital, clientes, proveedores, actividades, medios de producción, productos
- Las funciones de la empresa -dirección, financiera, productiva, comercial, administrativa y de gestión de recursos humanos
- Clasificación de las empresas según: tamaño, propiedad del capital, coste de la producción, sector económico al que pertenecen, su forma jurídica y según el ámbito geográfico de su actividad. Las transnacionales
- La organización de la empresa en la Historia
- Principios de organización empresarial
- Organización interna de las empresas. Departamentos
- La organización informal de la empresa
- La representación de la empresa por medio de organigramas. Sus diferentes tipos
- Identificación de la estructura organizativa y la cultura corporativa
- Evaluación de los criterios de organización: puntos fuertes y débiles. Las necesidades de mejora
- Niveles de mando -alta dirección, media y mandos intermedios u operativos
- Personalidad y comportamiento del directivo. Temperamento
- Tipos de autoridad -formal, real, tradición, carisma, coacción, propiedad, acuerdo
- Funciones de la dirección: dirección, planificación, organización, ejecución y control
- Estilos de mando: Dirección y/o liderazgo. El directivo autocrático, el paternalista, el participativo o democrático, el burocrático y el «laissez faire»
- Dirección por objetivos
- Adaptación de la asistencia al sistema de mando
- Deontología del secretariado. Principios éticos empresariales. Código deontológico
- Relaciones ascendentes: el asistente y el directivo
- Relaciones descendentes: el asistente y el equipo humano administrativo a su cargo
- Relaciones complementarias: el asistente y otros directivos. Relaciones externas
- Del secretariado personal de dirección. Autoestima y asertividad
- Tipos de servicio del secretariado: del área económica, productiva, científica, jurídica y el de la administración pública
- Elementos del proceso -emisor, mensaje, canal de transmisión, código, receptor, contexto, referente-
- Tipos de comunicación - oral, presencial, no presencial, no verbal, escrita, audiovisual, electrónica, formal, informal, interna, externa-
- La comunicación informal: beneficios, problemas y sus causas. Los rumores
- Efectos de la comunicación
- Obstáculos o barreras para la comunicación: físicas y psicológicas -percepción y esquemas preconcebidos-
- Decálogo de la comunicación
- Tipo de relaciones: laborales y humanas
- Tratamiento de la información. Flujo entre departamentos. Los plazos y el coste. Lo confidencial y lo restringido
- La relación entre la organización y la comunicación en la empresa. Centralización y descentralización
- La imagen corporativa e institucional en los procesos de información y comunicación en las organizaciones. Interna y externa (publicidad, promoción y relaciones públicas)
- Realización de preguntas concretas y correctas
- Utilización de un vocabulario concreto
- Vicios de dicción
- La locuacidad, el tono, el ritmo, la claridad, la concisión y la coherencia.
- La empatía
- La asertividad
- La reformulación
- El feed-back o retroalimentación
- El carácter
- La escucha activa. Técnicas
- Cuestiones abiertas y cerradas
- Cuestiones alternativas y dirigidas
- La realización de entrevistas
- Formas de comunicación no verbal: el paralenguaje -tono, volumen, cadencia, pronunciación, ritmo, silencios-, la mirada, la expresión facial, la postura, los gestos -abiertos, cerrados, de engaño, de incongruencia-, la proxemia -escala de distancias-, la apariencia personal y la acogida
- Pautas de realización-concisión, precisión, claridad, coherencia, riqueza de vocabulario, cohesión y énfasis
- Estilos de redacción: técnicas de sintetización de contenidos
- Técnicas y normas gramaticales: corrección ortográfica, construcción de oraciones y corrección semántica
- Normas de aplicación de siglas y abreviaturas
- Redacción de documentos profesionales. Tipos de lenguaje y estructuras efectivas
- Internos -memorando, convocatoria, acta, autorización, avisos y anuncios, boletines y revistas, memoria de actividades, comunicados, nota interna, solicitud, resumen de prensa
- Externos -anuncios, carta circular, carta comercial, tarjeta de visita, tarjetas comerciales, tarjetones, invitaciones, saludas, comunicado de prensa, telegramas
- Básicos de la empresa privada- informe, certificado, instancia, denuncia, recurso
- Mercantiles- presupuesto, pedido, nota de entrega, albarán, factura pro-forma, factura definitiva, nota de abono, contrato de compra-venta, recibo, cheque, pagaré, la letra de cambio, giros, transferencias, rellenado de libros de registro
- De la administración- informe, certificado, oficio, nota interior, hojas de iniciativas y reclamaciones, la carta
- Lenguaje y redacción publicitaria. Características
- La carta: presentación, clases y soportes físicos
- La carta comercial. Estructura -Inicio o encabezamiento, contenido o cuerpo, final o cierre-. Tipos- pedido, reclamación, publicitaria
- Correo de entrada: recepción, clasificación, apertura, comprobación, numeración y registro, distribución o despacho, archivo -técnicas de mantenimiento
- Correo de salida: elaboración, firmas, numeración, registro, plegado, ensobrado, franqueado y envío. Archivo
- Servicios de correos -lista, apartado de correos, telegrama, burofax
- Comunicaciones interiores
- Confidencialidad
- Coste y seguridad
- Medios propios y servicios externos
- Contratación de direcciones de correo e impresión de datos
- Configuración de la cuenta de correo
- Uso de las herramientas de gestión de la aplicación de correo: creación y cambio de nombre de carpetas, movimiento de mensajes hacia las carpetas adecuadas, eliminación del correo no deseado, utilización de listas de destinatario, creación de grupos de destinatarios, incorporar o agregar contactos a la libreta de direcciones
- La correspondencia y el correo electrónico: registro, añadidos y eliminación de marcas, apertura y guardado de archivos adjuntos, envío de mensajes a grupos de destinatarios
- El peligro de infección por algún tipo de virus. Criterios de Seguridad
- La firma digital. Requisitos, utilización y funcionamiento
- Métodos para la eliminación de la tensión
- Estudio objetivo de la solución
- Propuesta de una solución
- Las cartas de reclamación
- Agenda
- Desvío de llamadas
- Re-llamada
- Multi-conferencia
- Llamada en espera
- Buzón de voz o contestador
- Emisión de datos e imágenes
- Otros
- Individuales
- Centralitas
- Móviles
- Contestadores
- Grabadoras
- Dictáfonos
- Expresiones adecuadas
- Toma de contacto
- Desarrollo del diálogo
- Cierre de la conversación
- Toma de notas telefónicas
- Alfabeto telefónico -deletreo de nombres y direcciones de forma precisa
- Enfoque y realización de llamadas de consultas, reclamaciones, peticiones, quejas
- Uso y utilización de los mismos
- El lugar de trabajo. La oficina y su organización
- Preparación Previa de la Jornada de Trabajo
- Formas de fijar prioridades
- Lo urgente y lo importante
- Reagrupación y simplificación
- Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada
- Ladrones de Tiempo
- Cálculo del Valor del Tiempo
- Métodos de Optimización del Tiempo
- El reloj biológico. La curva de la actividad y la fatiga
- Utilización de Aplicaciones Informáticas en la Gestión del Tiempo. Instalación. Funciones y procedimientos de las aplicaciones
- Normativa actual. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales
- La carga de trabajo, la fatiga y la insatisfacción laboral
- Criterios ergonómicos
- Vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios, desechables
- Documento, informe, expediente, dossier
- Reservado, restringido, privado, público
- Métodos: ordenación alfabética, numérica, por índice temático, cronología y toponímica
- Sistemas: tradicional, ordenador, microfilmar documentos. Soportes de Archivo
- Agenda manual
- Agenda electrónica
- Ordenador
- Planificación
- Gestión
- Información
- La agenda del directivo
- La agenda del asistente
- Normas para el buen uso de la agenda
- De información: ascendente, descendente y horizontal -comisiones de trabajo, grupos de decisión
- Ordinarias
- Extraordinarias
- Formales
- Medias -grupos de calidad, comité de empresa, reunión de venta-
- Informales -reunión de departamento, planning semanal, otros-
- Internas -junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas-
- Externas -mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación-
- Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés
- Presupuesto
- Registro de fechas en agendas
- Lista de control
- Lista de participantes
- Material de apoyo -pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas-
- Tarjetas -colocación de los integrantes, precedencias-
- Logística: Sala -luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación-, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing
- Orden del día
- Convocatoria -dentro o fuera de la empresa-. Texto de la convocatoria
- Cuestionario de evaluación
- Acta resumen -elaboración borrador, envío, libro de actas-
- Informe
- Informe económico
- Seguimiento de acuerdos
- Archivo del dossier de la reunión
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El asistente a la dirección o asistente personal trabaja de forma conjunta con los directivos de las empresas, realizando tareas de atención telefónica, atención al público, gestión, organización, coordinación y planificación de tareas de administración y soporte.
El asistente de dirección tiene la responsabilidad de gestionar las tareas administrativas del departamento con el fin de facilitar a su jefe todos aquellos procesos que estén relacionados con la toma de decisiones. Con esto, podrá tener a su alcance las herramientas necesarias para llevar a cabo todas sus tareas con la mayor fluidez y comodidad posible.
Gracias al trabajo del asistente, se podrá disminuir la carga de trabajo de la dirección y centrar en asuntos que ayuden a la empresa a crecer de la manera más rápida.
Todas las empresas, independientemente del sector donde operen y de los objetivos que tengan, necesitarán de este recurso humano para realizar su trabajo de forma coordinada y optimizar la actuación de los objetivos de la empresa.
Entre las tareas principales del asistente de dirección o asistente personal se encuentran:
El trabajo del asistente personal o asistente de dirección se desarrolla en oficinas y despachos. En función de la empresa y su tamaño, puede que desempeñe algunas otras funciones complementarias a sus funciones principales, como también, le pueden requerir conocimientos adicionales para poder desempeñar correctamente su profesión.
Un asistente de dirección tiene que tener un perfil profesional que esté acorde con su puesto. Con esto, garantizará el cumplimiento de las funciones necesarias para conseguir los objetivos y beneficios para la empresa. El asistente deberá:
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